قائمة التحقق للمرحلة الأولى من «زاتكا»: ما يجب أن تحمله فاتورتك الإلكترونية

الإجابة المختصرة:تُلزم المرحلة الأولى من «زاتكا» كل منشأة مسجلة في ضريبة القيمة المضافة في المملكة بإصدار فواتيرها إلكترونياً من نظام متوافق، بحقولها الإلزامية بالعربية، ورمز استجابة سريعة (QR) على الفاتورة الضريبية المبسّطة. ولا تطلب منك إرسال كل فاتورة إلى الهيئة؛ فهذا من متطلبات المرحلة الثانية، وهي مشروع مستقل.

في هذا الدليل: ما تطلبه المرحلة الأولى فعلاً، وكيف تراجع فاتورة تصدرها اليوم، وأين تخطئ المنشآت غالباً.

المرحلة الأولى: ما هي، وما ليست

طرحت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الفوترة الإلكترونية («فاتورة») على مرحلتين. المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، مطبّقة منذ 4 ديسمبر 2021، وتتعلقبطريقةإنشاء الفواتير وحفظها: إلكترونياً، من نظام، بمحتوى ثابت لا يُعدَّل في الخفاء.

أما المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، فتتعلقبربطهذا النظام بمنصة الهيئة لاعتماد الفواتير أو الإبلاغ عنها. وتطبّقها الهيئة على المنشآت في موجات متتابعة، وتُبلغ كل منشأة حين يحين دورها. فإن استوفى نظامك المرحلة الأولى فأنت ملتزم بها، لكنك لست جاهزاً للمرحلة الثانية حتى تنجز متطلباتها المستقلة.

نوعان من الفواتير

تفرّق المرحلة الأولى بين مستندين، وتختلف قائمة التحقق بحسب ما تصدره:

• الفاتورة الضريبية:تُستخدم غالباً بين المنشآت (B2B)، وتحمل بيانات المشتري، ومنها رقمه الضريبي إن كان مسجلاً.
• الفاتورة الضريبية المبسّطة:تُستخدم غالباً في البيع للأفراد (B2C)، وتحمل بيانات أقل عن المشتري، ويجب أن يظهر عليها رمز الاستجابة السريعة.

والمنطق نفسه يسري على إشعارات الدائن والمدين: لتصحيح فاتورة صادرة، تصدر إشعاراً يشير إليها، ولا تعدّل الأصل.

قائمة التحقق: ما يجب أن تُظهره الفاتورة

خذ فاتورة حديثة من كل نوع وطابقها مع هذه القائمة. والحقول الإلزامية محدّدة بدقة في لائحة الفوترة الإلكترونية وأنظمة ضريبة القيمة المضافة، فاستخدم هذه القائمة أداة عمل، وتأكد من القائمة الكاملة في موقع الهيئة.

• تاريخ الإصدار، والوقت في الفاتورة المبسّطة
• رقم فاتورة فريد ومتسلسل
• اسم البائع وعنوانه
• الرقم الضريبي للبائع
• اسم المشتري وعنوانه ورقمه الضريبي في الفاتورة الضريبية، إن كان مسجلاً
• وصف السلع أو الخدمات، والكمية، وسعر الوحدة
• نسبة الضريبة ومبلغها، منفصلَين عن السعر
• الإجمالي شاملاً الضريبة
• المحتوى الإلزامي باللغة العربية (ويجوز إضافة لغة أخرى بجانبها)
• رمز الاستجابة السريعة على الفاتورة المبسّطة

إن غاب أي بند عن فاتورة حقيقية، فابدأ بإصلاح القالب؛ فأغلب مشكلات المرحلة الأولى مشكلات قوالب.

رمز الاستجابة السريعة: اختبره ولا تكتفِ بشكله

الرمز هو الموضع الذي تفشل فيه فواتير كثيرة دون أن ينتبه أحد. ففي المرحلة الأولى يحمل مجموعة قصيرة من الحقول: اسم البائع، ورقمه الضريبي، وتاريخ الفاتورة ووقتها، وإجماليها شاملاً الضريبة، وإجمالي الضريبة. وتُرمَّز هذه الحقول بصيغة محددة، لا نصاً عادياً ولا رابطاً.

قد يبدو الرمز سليماً وهو معطوب: إن اختلّ الترميز لم يُظهر القارئ شيئاً مفيداً، وتبقى الفاتورة المطبوعة كاملة المظهر. ومن أشيع الأسباب اسم البائع بالعربية؛ فالحرف العربي يشغل مساحة أكبر من اللاتيني عند الترميز، والنظام الذي يخطئ في حسابها ينتج رمزاً معطوباً.

والاختبار الحقيقي بسيط: اطبع فاتورة حقيقية، وامسحها بتطبيق التحقق الرسمي من الهيئة على هاتفك المحمول، وقارن ما يظهر بما هو مطبوع. وكرّر ذلك مع اسم بائع عربي، ومع فاتورة بمبلغ كبير.

ضوابط النظام خلف الفاتورة

لا تقف المرحلة الأولى عند ما تُظهره الفاتورة، بل تشمل ما يسمح به النظام الذي أصدرها. وبوجه عام، ينبغي للحل المتوافق أن:

• يُلزم كل مستخدم بتسجيل الدخول، فلا دخول مجهول
• يحافظ على تسلسل أرقام الفواتير دون فجوات أو تكرار
• يمنع تعديل الفاتورة الصادرة أو حذفها، فتمر التصحيحات عبر إشعارات الدائن والمدين
• يسجّل وقت الإصدار من ساعة موثوقة لا يغيّرها المستخدم
• يحفظ الفواتير إلكترونياً ويتيح استرجاعها

وتنشر الهيئة المتطلبات التفصيلية والوظائف المحظورة. فإن لم تكن متأكداً من أن أداتك الحالية تستوفيها، فاطلب من المورّد أن يريك أين يطبّق كل ضابط، وراجع الإرشادات الرسمية بنفسك.

أخطاء شائعة

• إصدار الفواتير من قالب في معالج نصوص أو جدول بيانات
• طباعة اسم البائع بالإنجليزية فقط
• إظهار الضريبة داخل الإجمالي دون رقم مستقل
• تصحيح الفاتورة بتعديلها بدل إصدار إشعار
• رمز QR لم يُمسح قط بالتطبيق الرسمي
• عدة موظفين يدخلون بحساب واحد

أنهيت المرحلة الأولى. ما التالي؟

حين تستقر المرحلة الأولى، فالخطوة التالية أن تفهم ما ستطلبه منك المرحلة الثانية: تسجيل الأجهزة لدى الهيئة، والأختام التشفيرية، وصيغة فاتورة منظّمة، والاعتماد أو الإبلاغ عبر منصة الهيئة. ابدأ مبكراً، فمشروع المرحلة الثانية يحتاج وقتاً للاختبار. وإن قال لك مورّد إن نظامه «متوافق مع «زاتكا»»، فاسأله: أي مرحلة تقصد؟

وضع الإقرار الضريبي في حسابك أيضاً: الفواتير السليمة تسهّل الإقرار، لأن أرقام كل خانة فيه تأتي من الفواتير والمشتريات التي سجّلتها.

كيف يتعامل «سين» مع ذلك

في «سين» تحمل كل فاتورة ضريبية رمز QR وفق المرحلة الأولى، دون أي خطوة إضافية منك. وتُطبع الفاتورة بالعربية والإنجليزية مع بيانات ضريبة البائع والمشتري، وتمر التصحيحات عبر إشعارات الدائن. ويُعدّ «سين» أرقام إقرار ضريبة القيمة المضافة من قيودك المرحّلة، لتراجعها وتقدّمها بنفسك.

← كل المقالات