برنامج الفوترة الإلكترونية المتوافق مع «زاتكا»: ما الذي يجب أن يقدّمه

باختصار: برنامج الفوترة الإلكترونية في المملكة يجب أن يُصدر الفواتير الضريبية إلكترونياً بالحقول التي تشترطها «زاتكا»، وأن يضيف رمز الاستجابة السريعة (QR) إلى الفواتير الضريبية المبسطة، وأن يحتفظ بسجل محمي من العبث لكل فاتورة وإشعار دائن وإشعار مدين. وحين يحين دور منشأتك في المرحلة الثانية، يجب أن يرتبط أيضاً بمنصة الهيئة لاعتماد الفواتير أو الإبلاغ عنها. أما البرنامج الذي يكتفي بإخراج ملف PDF أنيق فلا يستوفي الاشتراطات.

أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك «زاتكا» الفوترة الإلكترونية على مرحلتين. المرحلة الأولى، مرحلة الإصدار، تنطبق على المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة. والمرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، تطبّقها الهيئة على موجات، وتُبلغ كل منشأة بموعدها مسبقاً. يشرح هذا الدليل ما يجب أن يقدّمه البرنامج في كل مرحلة، وما تتحقق منه قبل أن تلتزم. وهو إرشاد عام لا استشارة قانونية، فتحقق من الاشتراطات الحالية لدى «زاتكا».

المرحلة الأولى: إصدار الفواتير وحفظها إلكترونياً

في المرحلة الأولى يجب أن يُنشئ البرنامج الفواتير الضريبية والإشعارات الدائنة والمدينة إلكترونياً، وأن يحفظها. فالفواتير المكتوبة بخط اليد غير مقبولة، وكذلك الفواتير المكتوبة في برامج معالجة النصوص. وعلى البرنامج أن يتعامل مع ثلاثة أنواع من المستندات:

• الفواتير الضريبية القياسية، وتصدر عادةً بين المنشآت
• الفواتير الضريبية المبسطة، وتصدر عادةً للمستهلكين
• الإشعارات الدائنة والمدينة التي تصحّح فاتورة صادرة

تحمل كل فاتورة البيانات المطلوبة، ومنها اسم البائع ورقم تسجيله في ضريبة القيمة المضافة، وتاريخ الإصدار، ورقم تسلسلي، والبنود مع ضريبة كل منها، والإجماليات. وفي الفواتير بين المنشآت يُذكر الرقم الضريبي للمشتري إن كان مسجلاً. ويجب أن تكون الفاتورة بالعربية، ويجوز أن تظهر لغات أخرى إلى جانبها.

رمز الاستجابة السريعة (QR)

يجب أن تحمل الفاتورة الضريبية المبسطة رمز QR. وفي المرحلة الأولى يحمل الرمز بضعة حقول أساسية: اسم البائع، ورقم التسجيل الضريبي، وتاريخ الفاتورة ووقتها، والإجمالي شاملاً الضريبة، ومبلغ الضريبة. والرمز ليس صورة لنص، بل بيانات مرمَّزة: إما أن يُقرأ بشكل صحيح، أو لا يُقرأ أصلاً. وأضمن اختبار أن تطبع فاتورة حقيقية وتمسح رمزها بتطبيق «زاتكا» نفسه.

ما يجب أن يمنعه البرنامج

تهتم قواعد «زاتكا» بما يمنعه البرنامج بقدر اهتمامها بما يُصدره. فالبرنامج المتوافق يجب ألا يسمح بما يلي:

• الاستخدام دون مستخدم محدد بالاسم ومسجّل الدخول
• تعديل فاتورة صادرة أو حذفها دون أثر
• أكثر من تسلسل فواتير في وحدة الإصدار نفسها
• تغيير تاريخ الفاتورة أو وقتها بعد إصدارها، أو إصدار مستند بتاريخ سابق

التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين يبقى مرتبطاً بالفاتورة الأصلية. فإن أراك المورّد زر «تعديل» على فاتورة صادرة، فاسأله: ماذا يحدث للفاتورة الأصلية؟

المرحلة الثانية: الربط مع «زاتكا»

تنقل المرحلة الثانية البرنامج من أداة لإصدار المستندات إلى نظام متصل بالهيئة. فالفواتير تُنشأ بصيغة XML منظمة، وتُوقَّع بختم تشفيري، وتُربط بالفاتورة السابقة عبر قيمة تجزئة (Hash)، ثم تُرسل إلى منصة الهيئة. والفاتورة الضريبية القياسية تُعتمد قبل مشاركتها مع المشتري، أما الفاتورة الضريبية المبسطة فيُبلَّغ عنها بعد إصدارها خلال المدة التي تحددها الهيئة.

وقبل ذلك كله لا بد من تهيئة البرنامج: تُسجَّل كل وحدة تُصدر الفواتير لدى «زاتكا» وتحصل على معرّف ختم تشفيري. فاسأل المورّد: كيف تجري التهيئة، ومن يحتفظ بالمفاتيح، وماذا يحدث إن رفضت منصة الهيئة فاتورة ما؟

ما بعد الفاتورة: إقرار ضريبي يطابق فواتيرك

الفاتورة المتوافقة مجرد بداية؛ فالبيانات نفسها يجب أن تغذي دفتر الأستاذ والإقرار الضريبي، لتتطابق أرقام إقرارك مع الفواتير التي أصدرتها. ابحث عن برنامج يرحّل كل فاتورة إلى الحسابات، ويتابع المدفوعات مقابل الفواتير، ويعرض أعمار الذمم المدينة، ويُعدّ أرقام الإقرار الضريبي من القيود المرحّلة. أما تقديم الإقرار نفسه فيبقى عبر بوابة «زاتكا».

قائمة تحقق: أسئلة لمورّد برنامج الفوترة

• هل يُصدر الفواتير الضريبية القياسية والمبسطة والإشعارات الدائنة والمدينة إلكترونياً؟
• هل كل فاتورة بالعربية، مع الإنجليزية إلى جانبها عند الحاجة؟
• هل تحمل الفاتورة المبسطة رمز QR يُقرأ في تطبيق «زاتكا»؟
• هل الفواتير الصادرة مقفلة، ولا تُصحَّح إلا بإشعار دائن أو مدين؟
• هل يتطلب كل إجراء مستخدماً محدداً بالاسم ومسجّل الدخول؟
• هل لكل وحدة إصدار تسلسل واحد، وتواريخ لا يمكن تغييرها؟
• إن أبلغتك «زاتكا» بموعد المرحلة الثانية، فهل يعتمد البرنامج فواتيرك ويبلّغ عنها اليوم؟
• كيف تجري التهيئة، ومن يحتفظ بالمفاتيح؟
• هل تُرحَّل الفواتير إلى دفتر الأستاذ وتغذي أرقام الإقرار الضريبي؟
• هل تصدّر الفواتير وأرقام الضريبة متى طلبها محاسبك؟

كيف يتعامل «سين» مع الفوترة الإلكترونية

يُصدر «سين» فواتير ضريبية متوافقة مع المرحلة الأولى من «زاتكا»، دون أن تنسّق الفاتورة أو تضيف رمزها بنفسك: تعرض كل فاتورة ضريبية العربية والإنجليزية جنباً إلى جنب، ورقمك الضريبي ورقم عميلك، ورمز QR الذي يُضاف لحظة الإصدار. وتطبع فواتيرك مباشرة من المتصفح. ولا تحتاج إلى أداة منفصلة لمتابعة التحصيل، فالإشعارات الدائنة، ومدفوعات العملاء، وكشوف حساباتهم، وأعمار الذمم المدينة كلها في النظام نفسه. وتُرحَّل كل فاتورة إلى دفتر أستاذ بالقيد المزدوج، فتبقى حساباتك محدّثة دون قيد يدوي.

والإقرار الضريبي جاهز كذلك، فلا تجمع أرقامه يدوياً: يعبّئ «سين» خانات إقرار «زاتكا» الست عشرة من قيودك المرحّلة، ويطابقها مع حسابات الضريبة، ويصدّرها بصيغة CSV، ثم تقدّم الإقرار أنت عبر بوابة «زاتكا». ولتحصّل مستحقاتك أسرع، يدفع عملاؤك الفاتورة عبر الإنترنت من خلال رابط دفع، ويطّلعون على عروض أسعارهم وفواتيرهم في بوابة خاصة بهم.

ونقولها بوضوح: يغطي «سين» المرحلة الأولى من «زاتكا»، برمز QR على كل فاتورة ضريبية. فإن كانت الهيئة قد أبلغت منشأتك بموعد المرحلة الثانية، فتأكد من الجهة التي ستعتمد فواتيرك وتبلّغ عنها، وخطّط لذلك مبكراً.

قبل أن تقرر

اطلب من كل مورّد أن يُصدر أمامك فاتورة مبسطة ويطبعها، ثم امسح رمزها بنفسك. بعدها اطلب أن ترى إشعاراً دائناً عليها. وتحقق من الاشتراطات الحالية ومن موجة المرحلة الثانية الخاصة بمنشأتك على موقع «زاتكا».

← كل المقالات