برنامج الرواتب والتأمينات في السعودية: ما الذي يجب أن يحسبه عنك

باختصار: يجب أن يُحكم برنامج الرواتب في المملكة أربعة أمور. اشتراكات التأمينات الاجتماعية التي تختلف حسب الجنسية، وقواعد نظام العمل في العمل الإضافي والإجازات ونهاية الخدمة، وملف رواتب يقدّمه صاحب العمل ضمن نظام حماية الأجور، وتسلسل اعتماد يمنع أي شخص من تغيير المسيّر بعد اعتماده. والبرنامج الذي يعامل التأمينات كنسبة ثابتة واحدة لم يُبنَ لبيئة العمل في المملكة.

في الرواتب، الخطأ الصغير لا يقع مرة واحدة، بل يتكرر كل شهر. يشرح هذا الدليل ما يجب أن يقدّمه برنامج الرواتب والتأمينات، والأسئلة التي تستحق أن تطرحها على المورّد، وكيف يتعامل «سين» مع كل منها. وهو إرشاد عام؛ فالنسب والحدود القصوى والقواعد تتغير، لذا تحقق من الأرقام الحالية لدى المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ووزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

كيف تُحسب اشتراكات التأمينات الاجتماعية

تحصّل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية اشتراكات شهرية من أصحاب العمل والموظفين. وتغطي الاشتراكات للموظف السعودي فروعاً، منها المعاشات، والتأمين ضد التعطل عن العمل «ساند»، والأخطار المهنية، ويتحمل كلٌّ من صاحب العمل والموظف حصة منها. أما الموظف غير السعودي فيدفع عنه صاحب العمل عادةً اشتراك الأخطار المهنية فقط.

تُحسب الاشتراكات نسبةً من أجر الاشتراك، وهو عادةً الأجر الأساسي مع بدل السكن، ولهذا الأجر حد أدنى وحد أعلى. وقد تختلف نسب الموظفين السعوديين الذين سُجّلوا أول مرة وفق القواعد الأحدث للتأمينات الاجتماعية عن نسب من سبقوهم، وقد تتغير بمرور الوقت. فالنسبة الصحيحة تتوقف على الموظف نفسه، لا على الشهر وحده. ولهذا يحفظ البرنامج الجيد النسب في جدول بتواريخ سريان، لا رقماً ثابتاً مدفوناً في الشيفرة البرمجية.

ما يضيفه نظام العمل

التأمينات جزء واحد فقط من الحساب؛ فنظام العمل يضع قواعد يجب أن يلتزم بها مسيّر الرواتب:

• أجر العمل الإضافي بزيادة على أجر الساعة المعتاد
• إجازة سنوية تزيد بزيادة سنوات الخدمة
• إجازة مرضية مدفوعة على شرائح بحسب مدتها
• أنواع إجازات محددة، مثل إجازة الحج وإجازة الزواج وإجازة الوفاة
• مكافأة نهاية خدمة تُحسب بحسب مدة الخدمة وسبب انتهاء علاقة العمل

ولكل قاعدة تفاصيلها: إما أن يتولاها البرنامج، أو تبقى على موظف يحسبها بالآلة الحاسبة. اطلب من المورّد أن يريك في مسيّر واحد موظفاً التحق في منتصف الشهر، وآخر لديه عمل إضافي وغياب بدون أجر.

نظام حماية الأجور

في نظام حماية الأجور، يُثبت صاحب العمل أنه دفع الرواتب كما اتُّفق عليها، برفع ملفات الرواتب عبر البنك أو منصة «مدد». ويجب أن يُخرج برنامج الرواتب هذا الملف من المسيّر المعتمد، متضمناً رقم هوية كل موظف ورقم الآيبان الخاص به. ولكل بنك ولمنصة «مدد» صيغته الدقيقة المنشورة، فاسأل المورّد: هل روجع ملفه على الصيغة التي ستستخدمها؟

الاعتماد وسجل مقفل

الرواتب تحريك أموال، لذا يجب أن يفصل البرنامج بين من يحسب المسيّر ومن يعتمده، وأن يُقفل المسيّر بمجرد اعتماده. ويجري التصحيح عبر مسيّر تصحيح يصرف الفرق، وتبقى قسيمة الراتب الأصلية ظاهرة موسومة بأنها مستبدلة. واسأل: من يستطيع تغيير مسيّر معتمد؟ الإجابة الصحيحة: لا أحد.

الرواتب والحسابات: قيود تُرحَّل دون إدخال يدوي

كل مسيّر رواتب يُنشئ قيوداً محاسبية: مصروف الرواتب، ومصروف التأمينات، والمبالغ المستحقة للموظفين وللتأمينات. فإن كانت الرواتب والمحاسبة في نظامين منفصلين، فسيرحّل أحدهم هذه القيود يدوياً كل شهر. أما حين تُرحَّل الرواتب إلى دفتر الأستاذ تلقائياً، فتعرف من قائمة المركز المالي ما عليك للتأمينات، دون جدول بيانات.

قائمة تحقق: أسئلة لمورّد برنامج الرواتب

• هل يحسب التأمينات بشكل منفصل للموظفين السعوديين وغير السعوديين؟
• هل يمكن ضبط أجر الاشتراك وحدّيه الأدنى والأعلى، مع تواريخ سريان؟
• هل يطبّق نسباً مختلفة على الموظفين المسجلين وفق القواعد الأحدث؟
• هل يحسب العمل الإضافي من الساعات المعتمدة، بنسبة يمكنك تعديلها؟
• هل أنواع الإجازات النظامية، مثل إجازة الحج، مدمجة فيه؟
• هل يحسب مكافأة نهاية الخدمة، وهل تعمل الميزة فعلاً اليوم؟
• هل يُخرج ملف رواتب بتنسيق نظام حماية الأجور، وهل روجع الملف على صيغة بنكك؟
• هل يتولى الحساب والاعتماد شخصان مختلفان؟
• هل المسيّر المعتمد مقفل، والتصحيح في مسيّر منفصل؟
• هل تُرحَّل قيود الرواتب إلى الحسابات تلقائياً؟
• هل قسائم الرواتب ثنائية اللغة، وهل يطّلع كل موظف على قسيمته؟

كيف يحسب «سين» التأمينات والرواتب عنك

في «سين» تُحسب الرواتب السعودية في النظام نفسه الذي يضم سجلات الموارد البشرية وحساباتك، فلا تنقل بيانات الموظفين بين برنامجين، ولا تحسب الاشتراكات بالآلة الحاسبة. يحتسب مسيّر كل شهر الأجر النسبي للملتحقين والمغادرين، والعمل الإضافي من سجلات الدوام المعتمدة بنسبة 150% افتراضياً (ويمكنك تغييرها)، والغياب الذي قررته الموارد البشرية، والتأمينات وفق قواعد السعوديين وغير السعوديين: المعاشات و«ساند» والأخطار المهنية، مع الحدين الأدنى والأعلى. وتُحفظ النسب في جدول بتواريخ سريان، ويمكنك تعديل أي نسبة فيه.

ولا يتغيّر مسيّر بعد اعتماده، فتبقى أرقامك موثوقة عند أي مراجعة. من يحسب المسيّر لا يستطيع اعتماده، إلا إذا اعتمد مدير النظام مسيّراً حسبه بنفسه، وعندها يُوسم المسيّر بأنه معتمد ذاتياً من المدير. ولا يمكن إعادة حساب مسيّر معتمد؛ فالتصحيح عبر مسيّر تصحيح. ويحتفظ نظام الرواتب بسجل لا يستطيع أحد تعديله أو حذفه. وعند الاعتماد يُرحَّل المسيّر إلى حساباتك دون قيد يدوي. ويرى كل موظف قسيمة راتبه على الشاشة دون أن يطلبها من الموارد البشرية، وتُنزَّل القسائم ملفات PDF ثنائية اللغة بالعربية والإنجليزية.

ولا تُعِد كتابة بيانات الرواتب في ملف منفصل: يُخرج «سين» من المسيّر المعتمد ملف رواتب بتنسيق نظام حماية الأجور، جاهزاً لتراجعه مع بنكك. والملف يتبع البنية العامة لنظام حماية الأجور، ولم يُطابَق مع الصيغة الدقيقة لبنك بعينه أو لمنصة «مدد»، فراجعه مع بنكك قبل الرفع. ولا يرفع «سين» شيئاً إلى التأمينات الاجتماعية أو «مدد» أو «قوى» نيابةً عنك؛ فالرفع عبر هذه المنصات من جهتك.

ولأن سجلات الموارد البشرية بجوار الرواتب مباشرة، يصل ما يعتمده فريقك من ساعات إضافية وغياب إلى المسيّر دون إعادة إدخال. وتجد في المكان نفسه: مستندات الموظفين كالإقامة وجواز السفر مع تذكير قبل انتهائها، والعقود، وتسجيل الحضور والانصراف من المتصفح، وأنواع الإجازات ومنها إجازة الحج بقاعدة المرة الواحدة طوال مدة الخدمة، وحساب مكافأة نهاية الخدمة.

كل الأنظمة مشمولة في كل باقة، وعدد الموظفين في مسيّر الرواتب غير محدود، فلا تزيد تكلفتك كلما أضفت موظفاً إلى المسيّر: تدفع فقط مقابل من يسجّلون الدخول.

قبل أن تقرر

شغّل رواتب الشهر الماضي خلال الفترة التجريبية، وقارنها بنداً بنداً بما دفعته فعلاً. وأي فرق يدلّك على قاعدة يطبّقها البرنامج بطريقة مختلفة. وتحقق من نسب التأمينات الحالية على موقع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، ومن قواعد نظام العمل لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

← كل المقالات