برنامج الفوترة الإلكترونية المتوافق مع «زاتكا»: ما الذي يجب أن يقدّمه

باختصار: يجب أن يُصدر برنامج الفوترة الإلكترونية في المملكة الفواتير الضريبية إلكترونياً بالحقول التي تشترطها «زاتكا»، وأن يضيف رمز الاستجابة السريعة (QR) إلى الفواتير الضريبية المبسطة، وأن يحتفظ بسجل محمي من العبث لكل فاتورة وإشعار دائن وإشعار مدين. وعندما يحين دور منشأتك في المرحلة الثانية، يجب أن يرتبط البرنامج أيضاً بمنصة الهيئة لاعتماد الفواتير أو الإبلاغ عنها. أما البرنامج الذي يكتفي بإخراج ملف PDF أنيق فلا يستوفي الاشتراطات.

أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك «زاتكا» الفوترة الإلكترونية على مرحلتين: المرحلة الأولى، وتُعرف بمرحلة الإصدار، وتنطبق على المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة؛ والمرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، وتُطبَّق على موجات، وتُبلغ الهيئة كل منشأة بموعدها مسبقاً. يتناول هذا الدليل ما يجب أن يقدّمه البرنامج في كل مرحلة، وما تتحقق منه قبل أن تلتزم. وهو إرشاد عام وليس استشارة قانونية، فتحقق من الاشتراطات الحالية لدى «زاتكا».

المرحلة الأولى: إصدار الفواتير وحفظها إلكترونياً

في المرحلة الأولى يجب أن يُنشئ البرنامج الفواتير الضريبية والإشعارات الدائنة والمدينة إلكترونياً، وأن يحفظها. فلا تُقبل الفواتير المكتوبة بخط اليد، ولا الفواتير المكتوبة في برامج معالجة النصوص. وهناك ثلاثة أنواع من المستندات يجب أن يتعامل معها:

• الفواتير الضريبية القياسية، وتصدر عادةً بين المنشآت
• الفواتير الضريبية المبسطة، وتصدر عادةً للمستهلكين
• الإشعارات الدائنة والمدينة التي تصحّح فاتورة سبق إصدارها

تحمل كل فاتورة البيانات المطلوبة، ومنها اسم البائع ورقم تسجيله في ضريبة القيمة المضافة، وتاريخ الإصدار، ورقم تسلسلي، والبنود وضريبة كل منها، والإجماليات. وفي الفواتير بين المنشآت يلزم ذكر الرقم الضريبي للمشتري إذا كان مسجلاً. ويجب أن تكون الفاتورة بالعربية، ويجوز أن تظهر إلى جانبها لغات أخرى.

رمز الاستجابة السريعة (QR)

يجب أن تحمل الفاتورة الضريبية المبسطة رمز QR. وفي المرحلة الأولى يحمل الرمز بضعة حقول أساسية: اسم البائع، ورقم التسجيل الضريبي، وتاريخ الفاتورة ووقتها، وإجمالي الفاتورة شاملاً الضريبة، ومبلغ الضريبة. والرمز ليس صورة لنص، بل بيانات مرمَّزة، فإما أن يُقرأ بشكل صحيح أو لا يُقرأ أصلاً. وأضمن اختبار أن تطبع فاتورة حقيقية وتمسح رمزها بتطبيق «زاتكا» نفسه.

ما يجب ألا يسمح به البرنامج

تهتم قواعد «زاتكا» بما يمنعه البرنامج بقدر اهتمامها بما يُصدره. فالبرنامج المتوافق يجب ألا يسمح بما يلي:

• الاستخدام دون مستخدم محدد بالاسم ومسجّل الدخول
• تعديل فاتورة صادرة أو حذفها دون أثر
• أكثر من تسلسل فواتير واحد في وحدة الإصدار نفسها
• تغيير تاريخ الفاتورة أو وقتها لتأريخ المستند بتاريخ سابق

يتم التصحيح عبر إشعار دائن أو مدين يبقى مرتبطاً بالفاتورة الأصلية. فإن أراك المورّد زر «تعديل» على فاتورة صادرة، فاسأله: ماذا يحدث للفاتورة الأصلية؟

المرحلة الثانية: الربط مع «زاتكا»

تنقل المرحلة الثانية البرنامج من أداة لإصدار المستندات إلى نظام متصل بالهيئة. فالفواتير تُنشأ بصيغة XML منظمة، وتُوقَّع بختم تشفيري، وتُربط بالفاتورة السابقة عبر قيمة تجزئة (Hash)، ثم تُرسل إلى منصة الهيئة. وتخضع الفاتورة الضريبية القياسية للاعتماد قبل مشاركتها مع المشتري، أما الفاتورة الضريبية المبسطة فيُبلَّغ عنها بعد إصدارها خلال المدة التي تحددها الهيئة.

وقبل ذلك كله لا بد من تهيئة البرنامج: تُسجَّل كل وحدة تُصدر الفواتير لدى «زاتكا» وتحصل على معرّف ختم تشفيري. اسأل المورّد كيف تتم التهيئة، ومن يحتفظ بالمفاتيح، وماذا يحدث إذا رفضت منصة الهيئة فاتورة ما.

ما بعد الفاتورة: إقرار ضريبي يطابق فواتيرك

الفاتورة المتوافقة مجرد بداية؛ فالبيانات نفسها يجب أن تغذي دفتر الأستاذ والإقرار الضريبي، لتتطابق الأرقام التي تقدّمها في إقرارك مع الفواتير التي أصدرتها. ابحث عن برنامج يرحّل كل فاتورة إلى الحسابات، ويتابع المدفوعات مقابل الفواتير، ويعرض أعمار الذمم المدينة، ويُعدّ أرقام الإقرار الضريبي من القيود المرحّلة. أما تقديم الإقرار نفسه فيبقى عبر بوابة «زاتكا».

قائمة تحقق: أسئلة لمورّد برنامج الفوترة الإلكترونية

• هل يُصدر الفواتير الضريبية القياسية والمبسطة والإشعارات الدائنة والمدينة إلكترونياً؟
• هل كل فاتورة بالعربية، مع الإنجليزية إلى جانبها إن احتجت؟
• هل تحمل الفاتورة المبسطة رمز QR يُقرأ في تطبيق «زاتكا»؟
• هل الفواتير الصادرة مقفلة، ولا تُصحَّح إلا بإشعار دائن أو مدين؟
• هل يتطلب كل إجراء مستخدماً محدداً بالاسم ومسجّل الدخول؟
• هل هناك تسلسل واحد لكل وحدة إصدار، وتواريخ لا يمكن تغييرها؟
• ما وضع المرحلة الثانية: متاحة، أم قيد الاختبار، أم مخطط لها؟
• كيف تتم التهيئة، ومن يحتفظ بالمفاتيح؟
• هل تُرحَّل الفواتير إلى دفتر الأستاذ وتغذي أرقام الإقرار الضريبي؟
• هل تستطيع تصدير الفواتير وأرقام الضريبة متى طلبها محاسبك؟

كيف يتعامل «سين» مع الفوترة الإلكترونية، ويوفّر عليك العمل اليدوي

يُصدر «سين» اليوم فواتير ضريبية متوافقة مع المرحلة الأولى من «زاتكا»، دون أن تنسّق الفاتورة أو تضيف رمزها بنفسك: تعرض كل فاتورة ضريبية العربية والإنجليزية جنباً إلى جنب، ورقمك الضريبي ورقم عميلك، ورمز QR الذي يُضاف لحظة الإصدار. وتُطبع الفواتير مباشرة من المتصفح. ولا تحتاج إلى أداة منفصلة لمتابعة التحصيل، فالإشعارات الدائنة، ومدفوعات العملاء، وكشوف حساباتهم، وأعمار الذمم المدينة كلها مدمجة في النظام. وتُرحَّل كل فاتورة إلى دفتر أستاذ بالقيد المزدوج، فتبقى حساباتك محدّثة دون قيد يدوي.

والإقرار الضريبي متاح كذلك، فلا تجمع أرقامه يدوياً: يعبّئ «سين» خانات إقرار «زاتكا» الست عشرة من قيودك المرحّلة، ويطابقها مع حسابات الضريبة، ويصدّرها بصيغة CSV، ثم تقدّم الإقرار أنت عبر بوابة «زاتكا». ولتحصيل أسرع، يستطيع عملاؤك دفع الفاتورة عبر الإنترنت من خلال رابط دفع، والاطلاع على عروض أسعارهم وفواتيرهم عبر بوابة خاصة بالعملاء.

المرحلة الثانية من «زاتكا» لم تتوفر في «سين» بعد، وستتوفر قريباً. وعند إطلاقها ستختار كل منشأة إرسال فواتيرها إلى «زاتكا» تلقائياً أو يدوياً، أو تُبقي الخاصية متوقفة. وإذا كانت «زاتكا» قد أبلغت منشأتك بالفعل بالانضمام إلى المرحلة الثانية، فإن «سين» لا يستطيع اليوم اعتماد فواتيرك أو الإبلاغ عنها لدى الهيئة، فخطّط على هذا الأساس.

قبل أن تقرر

اطلب من كل مورّد أن يُصدر أمامك فاتورة مبسطة، ويطبعها، ثم امسح رمزها بنفسك. بعد ذلك اطلب أن ترى إشعاراً دائناً عليها. وتحقق من الاشتراطات الحالية ومن موجة المرحلة الثانية الخاصة بمنشأتك على موقع «زاتكا».

← كل المقالات